よくあるお悩みと、123ROBOでの解決方法をご紹介します。
お悩みクレーム電話を抑えたい
電話がつながった直後に、通話を録音している旨を自動音声で案内します。相手が録音を意識することで、威圧的な言動の抑止が期待できます。
導入前
導入後
お悩み営業電話に時間を取られる
「ご用件の番号を押してください」と案内し、お客様からのお問い合わせだけを担当者へつなぎます。営業目的の方にはメール窓口を案内して通話を終了します。
お悩み非通知・特定の番号からの迷惑電話
着信時に相手の電話番号を自動で確認し、非通知や拒否リストに登録した番号は担当者につながずに終了します。担当者が迷惑電話に出る必要がなくなります。
お悩み「言った・言わない」のトラブル
担当者との通話は自動で録音・保存されます。トラブルになった際も、実際のやり取りを聞き直して事実を確認できます。
お悩み営業時間外の電話に出られない
営業時間内は担当者へ転送し、時間外は自動で専用アナウンスに切り替えます。留守電で用件を受け付け、内容をメールでお知らせすることもできます。
※アナウンスのみで終了する設定も可能です
お悩み担当者が全員出られないことがある
担当者を順番に呼び出し、全員が応答できなかった場合は自動で留守電やSMSでのご案内に切り替えます。電話が鳴りっぱなしで終わることを防げます。
順次転送のしくみは「転送例」をご覧ください
お悩み不在着信の折り返しを忘れる
応答できなかった着信に対して、予約ページや問い合わせフォームのURLをSMSで自動送信します。折り返しを待たずに、お客様自身で手続きを進められます。
※SMSは携帯電話からの着信が対象です
お悩み用件ごとに担当者が違う
「1：予約 2：変更・キャンセル 3：その他」のように番号で用件を選んでもらい、最初から適切な担当者へつなぎます。電話の取り次ぎが不要になります。
お悩み同じ質問の電話が多い
営業時間やアクセスなど、毎回同じ内容を答えている質問は自動音声で案内します。担当者は、自動では答えられない用件の対応に集中できます。
担当者が受けるのは、自動で答えられない用件だけに
お悩み電話よりWebで受け付けたい
ガイダンスでSMSでの案内を希望するか確認し、希望された方には予約ページやFAQのURLを送信します。電話対応の件数を減らし、受付をWebに集約できます。
※SMSは携帯電話からの着信が対象です
お悩み複数店舗・拠点の電話をまとめたい
代表番号への着信を、押された番号に応じて各店舗・拠点へ転送します。お客様は代表番号だけ覚えておけばよく、店舗ごとに番号を案内する必要もありません。
お悩み曜日や時間帯で対応する人が違う
平日は事務所、土日は当番者の携帯電話へ、といったように、あらかじめ決めたスケジュールで転送先を自動で切り替えます。毎回の手動切り替えや、切り替え忘れがなくなります。
お客様がかける番号は、いつも同じ代表番号です
お悩み外出中や在宅勤務で会社の電話に出られない
会社の番号にかかってきた電話を、担当者のスマートフォンへ転送します。外出先や自宅でも会社の番号の電話に対応でき、固定電話や電話番のスタッフを置かずに電話窓口を持てます。
担当者個人の携帯番号をお客様に知らせる必要はありません
お悩み外国語の電話に対応できるスタッフが限られる
冒頭で「For English, press 9」と案内し、英語を希望する方だけを英語のガイダンスへ分岐します。英語の問い合わせは、英語で対応できるスタッフにだけつなぐことができます。
お悩み訪日のお客様から同じ質問が多い
チェックイン時間やアクセス方法など、訪日のお客様からよく聞かれる内容を英語の自動音声で案内します。宿泊施設や飲食店など、訪日客の多い業種で、スタッフの外国語対応の負担を減らせます。